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控制

第一節 控制的含義與類型

一、控制的含義

控制是要確保組織的所有活動與組織的目標和計劃相一致，從而使得活動更加有效的管理活動

從行政管理的角度來看，控制職能具有垂直性和強制性的特點 控制的功能：

1、對組織環境的變化作出迅速反應

2、協調組織行為

3、提供修改計劃的依據

所謂控制，就是按照計劃標準衡量計劃的完成情況和糾正計劃執行中的偏差，以確保計劃目標的實現，或適當修改計劃，使計劃更加適合于實際情況。

控制是監視各項活動，保證組織計劃與實際運行狀況動態適應的管理職能。

控制工作就是按照計劃標準衡量計劃的完成情況和糾正計劃執行的偏差，以確保計劃目標的實現，或適當修改計劃，使計劃更加適合于實際情況。

在現代管理活動中，管理控制工作的目標主要有兩個：

（1）限制偏差的累積。

一般來說，工作中出現偏差是不可避免的。但小的偏差失誤在較長時 間里會積累放大并最終對計劃的正常實施造成威脅。因此管理控制應當能夠及時地獲取偏差信息。

（2）、適應環境的變化

制定出目標到目標實現前，總是需要相當一段時 間。在這段時 間，組織內部的條件和外部環境可能會發生一些變化。需要構建有效的控制系統幫助管理人員預測和把握這些變化，并對由此帶來的機會和威脅作出反應。

管理控制的特點都有哪些？

1、管理控制具有整體性。這包括兩層含義：一是管理控制是組織全體成員的職責，二是控制的對象是組織的各方面；

2、管理控制具有動態性；標準、方法不能固定不變，應動態，提高適應性及有效性；

3、管理控制是作為人的控制并有人來控制：首先是對人的控制，要靠人來完成執行；

4、管理控制是提高職工能力的重要手段：不僅是監督，更重要的是指導和幫助。

除了目的性這一突出的特點外，管理控制還具有以下幾個特點：

（1）管理控制具有整體性

（2）管理控制具有動態性

（3）管理控制是對人的控制并由人執行控制

（4）管理控制是提高職工工作能力的重要手段

二、控制的類型

（一）事前控制、現場（過程）控制和事后控制

1、事前控制

2、現場（過程）控制

3、事后控制

（二）直接控制和間接控制

1、間接控制。所謂間接控制是通過建立控制系統對被控制對象進行的控制。缺點是滯后性。

2、直接控制。直接控制是相對于間接控制而言的，它通過提高主管人員的素質來進行控制工作。

（三）任務控制、管理控制和戰略控制

任務控制也稱為運營控制，主要是針對基層生產作業和其他業務活動進行的。

管理控制是一種財務控制，即利用財務數據來觀測組織的活動狀況，以此考核各成員單位的工作成績，控制其運行行為。

戰備控制是對戰略計劃實現程度的控制。

三、有效控制的要求

（一）適時控制

（二）適度控制

1、防止過度控制或控制不足

2、全局統籌，突出重點

3、適度控制是要求控制具有經濟上的合理性

（三）客觀控制

（四）彈性控制

控制的類型：根據控制獲取的方式和時點的不同而將管理控制劃分為前饋控制、現場控制和反饋控制三類：

前饋控制是在工作正式開始前對工作中可能產生的偏差進行預測和估計并采取防范措施，將可能的偏差消除于產生之前。

簡述前饋控制的優點及其困難

答：前饋控制的優點有：

由于在工作開始之前進行，避免了事后控制對已鑄成的差錯無能為力的弊端。

由于是在工作開始之前針對某項計劃行動所依賴的條件進行控制，不是針對具體人員，因而不易造成對立面的沖突，易于被職工接受并付諸實施。

前饋控制的困難在于：需要及時和準確的信息，并要求管理人員充分了解前饋控制因素與計劃工作的影響關系。

一、預先控制：

工作開始前對偏差進行預測和估計，并防范（如規章制度的制定）

1、優點：

1）可防患于未然；

2）適用于一切領域所有工作；

3）針對條件的控制，不對人，易于被接受并實施；

2、缺點：

1）大量準確信息；

2）對過程了解；

3）及時了解新情況及問題；

在工作正在進行中所施與的控制，叫現場控制，也稱為同步控制或同期控制。

簡述現場控制及其類型。

答：在工作正在進行的過程中進行控制，叫做現場控制。它有監督和指導兩項職能。

監督是指按照預定的標準檢查正在進行的工作，以保證目標的實現。

指導是指管理者針對工作中出現的問題，根據自己的經驗指導下屬改進工作，或與下屬共同商討矯正偏差的措施以便使工作人員能夠正確地完成所規定的任務。

二、現場控制：

工作進行中（管理者親臨現場）主要職能：監督：按預定標準檢查；指導：據自己經驗指導，或共同商討解決；

優點：有指導職能，可提高工作能力及自我控制能力；

缺點：1）受管理者時 間、精力、業務水平的制約；2）現場控制的應用范圍較短；2、易形成心理上的對立；

因此不可能成為日常性的控制辦法，只能是其他方法補充。

簡述現場控制的弊端。

答：1）容易受到管理者時 間、精力、業務水平的制約。

2）應用范圍較窄。

3）容易在控制者和被控制者之間形成對立。

反饋控制是在工作結束或行為發生之后進行的控制，故常稱為事后控制。

（傳統的控制方法多屬于事后控制！）

三、事后控制：

工作結束之后進行的控制（不合格產品進行修理）注意力集中于結果上，矯正今后活動。

優點：總結規律，為進一步實施創造條件，實現良性循環，提高效率；

最大弊端：實施措施前，偏差已產生。

有效的控制工作一般由三個方面的工作組成：

（1）建立控制標準

（2）衡量偏差信息

（3）采取矯正措施

控制工作的基本要素有哪些？

1、控制標準：是前提，依據和尺度；

2、偏差信息：與標準要求偏離的信息，是工作的重要環節；

3、矯正措施：據信息分析原因，采取行動；目的：糾正偏差，保證計劃順利進行

從邏輯關系上說，制定計劃本身實際上構成控制過程的第一步。但由于計劃相對來說都比較概要，不可能對組織運行的各方面都制定出非常具體的工作標準。一般來說，計劃目標并不可能直接地用作控制的標準。因此，需要將制定專門的控制標準作為管理控制過程的開始。

四、有效控制的原則

為了使控制工作做的更加切實有效，這里對管理控制中一般需要注意的幾條原則概括如下：

1、控制應該同計劃與組織相適應

2、控制應該突出重點，強調例外

3、控制應該具有靈活性、及時性和經濟性的特點

4、控制過程中應避免出現目標扭曲的問題

5、控制工作應注意培養組織成員的自我控制能力

（一）、控制應該同計劃與組織相適應：

1、 不同計劃不同特點：

控制所需信息各不相同；

2、控制應當反映組織結構類型和狀況，并有健全的組織結構來保證；

控制必須由健全的組織結構來保證的含義是什么？

答：1）渠道暢通：要能在組織中將反映實際情況和工作狀態的信息迅速地上傳下達，保證聯絡渠道的暢通。

2）責權分明：要做到責權分明，使組織結構中的每個部門、每個人都能切實擔負起自己的責任。

（二）、控制應當突出重點，強調例外：

1、控制要突出重點：

不可能面面俱到，找出最能反映體現成果的關鍵因素控制；

2、控制應強調例外：

1）、著重于意外：可集中精力解決問題；

2）、對例外的重視程度：不僅依大小而定，要考慮實際情況；

3）、必須與關鍵問題結合起來；

（三）、控制應具有靈活性、及時性和經濟性的特點：

1、靈活性：控制系統能適應主客觀的變化，持續地發揮作用，與計劃一同變動；

2、及時性：要注意信息收集和傳遞必須及時，才能及時糾偏，否則不起作用，甚至消極作用

3、堅持適度性，注意成本：投入也大未必導致計劃更順利地實施是；

四、控制應具有客觀性，精確性和具體性的特點：客觀性只是實事求是，精確性指信息無誤，具體性指盡量具體說明；

五、控制工作應注重培養組織成員的自我控制能力：

控制工作注重培養組織成員的自我控制能力有哪些好處

優點：

1）、有助于發揮職工積極性及創造性；

2）、減輕管理人員負擔；減少企業控制費用的支出

3）、有助于提高控制的及時性和準確性；

這并不意味對職工放任自流，工作目標應服從于總體目標，并有助于其實現。

第二節 控制的標準及制定方法

一、標準及其形式

二、制定控制標準依據的原則

1、反映計劃要求的原則

2、控制關鍵點原則

3、體現控制趨勢的原則

4、組織適宜性原則

5、控制的例外原則

三、控制標準的制定方法

1、確定控制對象

（1）對外部環境變化的預期和對發展趨勢的把握

（2）資源投入

（3）員工的活動

2、選擇控制重點

3、制定標準的方法

（1）統計方法

（2）經驗評估法

（3）工程標準法

制定控制標準

一 控制標準的實質和要求

制定控制標準是控制工作的起點。

什么樣的控制才是有效的，它應滿足如下基本特征的要求：

（1）簡明性 （2）適用性

（3）一致性 （4）可行性

（5）可操作性 （6）相對穩定性

（7）前瞻性

簡述工業企業常用的控制標準。

答：

1）時 間標準。如工時、交貨期等。

2）數量標準。如產品數量、廢品數量等。

3）質量標準。如產品等級、合格率等。

4）成本標準。如單位產品成本等。

二 制定控制標準的過程和方法

（一）確立控制對象

進行控制首先遇到的問題是“控制什么”，一般地，影響組織目標成果實現的主要因素有：

（1）環境特點及其發展趨勢

（2）資源投入

（3）活動過程

（二）選擇關鍵控制點

對關鍵點的選擇，一般應統籌考慮如下三個方面：

（1）會影響整個工作運行過程的重要操作與事項。

（2）能在重大損失出現之前顯示出差異的事項。

（3）若干能反映組織主要績效水平的時 間與空間分布均衡的控制點。

（三）制定控制標準

控制標準可分為定量標準和定性標準兩類。

任何一項具體工作的衡量標準都應該從有利于組織目標實現的總要求出發來加以制定，制定控制標準常用的方法有：來源：考試大

（1）統計計算法

（2）經驗估計法

（3）工程方法

簡述控制標準的制定要求。

答：1）便于對各部門的工作進行衡量。

2）有利于組織目標的實現。

3）應與未來的發展相結合。

4）應盡可能體現出一致性。

5）應是經過努力可以達到的。

6）應具有一定的彈性。

制定標準的方法有哪幾種？

1、利用統計方法來確定預期結果：統計性標準，也叫歷史性標準，是以分析反映企業經營在各個歷史時期狀況的數據為基礎來為未來活動建立的標準。歷史性標準統計資料作為某項工作確定標準具有簡便易行的好處，但是據此制定的工作標準可能低于同行業的卓越水平，甚至是平均水平

2、根據經驗和判斷來估計預結果，根據評估建立標準：要注意利用各方面的管理人員的知識和經驗，綜合大家的判斷，列出一個相對先進合理的標準。

3、工程（工作）標準：工程（工作）標準是根據通過對工作情況地形客觀地定量分析來制定的。

第三節 衡量實際工作

一、對照與衡量

1、衡量必須與標準直接相關，通過衡量成績，檢驗標準的客觀性和有效性

2、樣本具有代表性

3、衡量的可靠性

4、信息的適用性

5、確定適宜的衡量頻度

二、衡量的方法

三、建立管理信息系統

維納對信息的定義為：“信息是人們適應外部世界并且使這種適應反作用于世界的過程中，同外部世界進行交換的內容的名稱。”

信息特性：

事實性、等級性、可壓縮性、擴散性、傳輸性、共享性、存儲性、加工處理性等

管理信息不同層次可以分為計劃信息、控制信息、作業信息

第三節 衡量實際工作

假如企業經營活動中的偏差都能在產生之前就被發現，管理者就可以預先采取必要的措施，并取得良好的效果。這是一種理想的控制與糾偏的方式，但并非所有的管理人員都有卓越的見識能預估出問題，在客觀條件的限制下，最滿意的控制方式就是：必要的糾偏行為能在偏差產生之后迅速采取。為此，要求管理者及時掌握能夠反映偏差是否產生并能判定其嚴重程度的信息。

一 、確立適宜的衡量方式

（1）衡量的項目

（2）衡量的方法

（3）衡量的頻度

（4）衡量的主體

信息要能有效的服務于管理控制工作，需要符合以下三項基本要求：

（1）信息的及時性

（2）信息的可靠性

（3）信息的適用性

（對信息的這三個基本要求要深入體會）

簡述管理人員獲得控制信息的方法。

答：1）親自觀察。

2）分析報表資料。

3）召開會議。

4）抽樣調查。

衡量工作成效是以預定的標準為依據來進行的，這就出現了一個問題：偏差到底是執行中出現問題還是標準本身存在問題呢？

檢驗標準的客觀性和有效性，是要分析對標準執行情況的測量能否取得符合控制需要的信息。